پایان نامه ارشد مدیریت : اتوماسیون اداری

مکانیزم گردش مکاتبات بدون کاغذ مورد توجه افراد زیادی می باشد، زیرا برای هریک مزایای خاص خود را دارا است:

2-3-10-1. مدیران
گروهی هستند که بیشترین منفعت را از این سیستم ها می برند زیرا:
– پیگیری کارها و نامه ها بسیار ساده می شود.
– نیاز به حضور در محل ندارد.
– گزارشات آماری و تخصصی زیادی برایش ایجاد می شود.
– مدیریت بر افرادش و زمان های آنان راحتر می شود.

2-3-10-2.کارمندان
گروه دیگری که از این سیستم ها منفعت خواهند برد ، کارکنان سازمان می باشند زیرا:
– پاسخ گویی به نامه ها بسیار ساده خواهد شد.
– جستجو و دسترسی به اطلاعات به راحتی امکان پذیر است.
– حتی خارج از محیط کار نیز می توانند به کارهایشان رسیدگی کنند.
– کپی برداری و رونوشت برداری به راحتی و بدون هزینه می باشد.
– عدم مراجعه شخصی ارباب رجوع

2-3-10-3.مشتریان
از دیگر کسانی که از این سیستم منفعت می برند مشتریان و یا بطور کلی مراجعه کنندگان به سازمان می باشند، زیرا:
– در هرلحظه می تواند از پیشرفت کار خود آگاه شود.
– نیاز به دوندگی در سازمان و برخورد با کارمندان ندارد.
2-3-10-4.کارمندان بایگانی و دبیرخانه
بدون شک بیشترین تاثیر این کار در بخش دبیرخانه و بایگانی سازمان می باشد،زیرا:
– بایگانی بسیار کم حجم می شود.
– خیلی از کارهای سنتی دبیرخانه مانند شماره گذاری نامه ها بصورت اتوماتیک انجام می شود.
– کارهای دیجیتالی کردن نامه های دریافتی و یا چاپ گرفتن از نامه ها به کارهای دبیرخانه اضافه خواهد شد.
2-3-10-5. بشریت
شاید این مسئله کمی اغراق آمیز به نظرآید ولی با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در مصرف کاغذ صرفه جویی بسیاری انجام می شود که این خود باعث کمتر شدن قطع درختان و از بین نرفتن محیط زیست می شود.(Gamelectronic.com.automation.www)

2-3-11. ارگونومی در مکانیزاسیون اداری
اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی، ارضاء وکارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید کار می نمایند، تشریح می کند
وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرارگیرندو برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب دچار سردرد، کمردرد، چشم درد وغیره می شوند. در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولیدو عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع نشان از در نظر گرفتن کارکنان دفتری به عنوان قسمت مهمی از دارایی های سازمان است.بدیهی است اگر کارکنان خسته باشند، قادر نیستند به بهترین وجه کارکرده و کارایی سیستم با مشکل مواجه می شود. .
از طرف دیگر می توان گفت اتوماسیون اداری فراتراز اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدیداست و باید مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت. مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با بکاربستن تکنیک های غلبه بر مقاومت اعم از آموزش ،مشارکت کارکنان،ارائه الگو های موفق وپاداش به آنها، براین مقاومت غلبه کرده یا میزان آن را کاهش دهند www.aftab.ir/articles/health_therapy)).

2-3-12. چالش های اتوماسیون اداری
– ماهیت اتوماسیون اداری:بدون اطلاع ازارزش وماهیت اتوماسیون اداری مدیران نوعی بی تفاوتی ، بی حالی یا بی اثر بودن و حتی در بعضی مواقع در مقابل آن مقاومت نشان می دهند که خود زمینه ساز شکست در همان ابتدای کار می باشد.
– مجوز هزینه ها:بسیاری ازمزایای اتوماسیون اداری نامحسوس هستند و فواید آن اغلب به سرعت قابل رویت نمی باشد و توجیه هزینه های کلان آن برای مدیران دشوار می باشد. همچنین داده ها برای توجیه مزایای اتوماسیون اداری معمولا غیر قابل دسترسی می باشد.
– ساختار سازمانی: در بعضی مواقع ساختار سازمانی به گو نه ای می باشد که استفاده از اطلاعات، داده ها و پردازش و تغییر آنها خود قدرت منحصر به فردی به حساب می آید. این بینش به علت ایجاد ترس از بهم خوردن ساختار قدرت و نقش های کلیدی با اجرای اتوماسیون، خود زمینه ساز مقاومت می گردد.
– رویه سازی: اغلب سازمان ها رویه های خود رابر اساس سیستم های قدیمی تنظیم نموده اند که با آمدن تکنولوژی جدید در قالب اتوماسیون اداری احتمال تغییر رویه ها که بعضا ممکن است برای عده ای زمینه ساز قدرت و نفوذ ودر نهایت رضایت بوده به خطر بیفتد.
– افراد: افراد خود به تنهایی به دلایل مشخص یا گروهی می توانند مانع از اجرای یک سیستم شوند.
– فروشندگان: در بعضی موارد اتفاق می افتد که عدم پشتیبانی از سیستم های ارائه شده توسط فروشندگان باعث ایجاد اخلال یا به تعویق افتادن اجرای سیستم گردد.
– نرم افزار: تهیه و تدارک نرم افزارهای سازگار، مناسب و کارایی، امنیت و پشتیبانی کامل خود یکی از چالش های سیستم می باشد.
– امنیت: سازمان کلیه اطلاعات مهم و حیاتی خود را به سیستم .و کاربران آن واگذار می کند و امنیت و حراست از این اطلاعات در محیط های رقابتی فعلی برای اکثر سازمان ها حائز اهمیت می باشد.
– قانونی بودن:گاه اتفاق می افتد که برنامه هایی ازسیستم های اتوماسیون اداری باید از دید مراجع قانونی بگذرد تا قانونی بودن استفاده وکاربرد آن مشخص شود، مانند استفاده از نرم افزار های حسابداری که باید توسط مراجع ذیصلاح این فن مورد بررسی قرار گیرد وقانونی بودن آن مشخص گردد ( Galliers،1999،صص91-92).

2-3-13. تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری
در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار وجود داردکه افراد می توانند با استفاده از این نرم افزارها اسناد و مدارک (مثل فاکتورخرید،فروش،چک یا سفارش مشتری را ردو بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل های مربوطه بفرستند.برای مثال می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر می تواند آن را کنترل کند و ازطریق پست الکترونیکی به اطلاع کارکنان ذی ربط برساند .بااستفاده ازاین سیستم می توان بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد.شرکت های کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کارهای خود را انجام دهند.
سیستم های جامع اتوماسیون اداری، به نقشی حساس درادارات مدرن دست یافته اند. واژه پردازها جای ماشین تحریرهاراگرفته اندوکاربرگ های الکترونیکی، دفاتر کل را بی اثر کرده اند ، برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی، جایگزین پرونده های حجیم کاغذی اطلاعات کارکنان شده اند .
از دیدگاه های متعددی به عناصر و دستگاه های لازم در سیستم اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در اینجا به دو نمونه از آنها اشاره می گردد:
1- در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری عبارتنداز:
– در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها :واژه پردازها،ماشین های کپی هوشمند،سند خوان ها، سیستم های صوتی دیجیتال، حروف چینی نوری
– درزمینه ذخیره سازی اطلاعات: بایگانی الکترونیک،ریزنگاشته ها(میکرو گرافیک)
– در زمینه ارتباطات: سیستم های تلفن رایانه ای،پست الکترونیک،ارسال فکس، کنفرانس از راه دور ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص242‌)
2- در دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم مکانیزه اداری مطابق با شکل بیان شده است:

شکل (2-5) انواع کاربرد های اتوماسیون ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص242‌)

وظایف عمده ای که احتمالا برای یک سازمان مکانیزه لازم می شود با نصب تعدادی از سیستم های فوق می تواند انجام شود. هریک از سیستم ها ممکن است یک ساختار خاصی داشته باشد(ابزار ها و نرم افزارهای مربوطه مجزا و خاص می باشد) اما وظایف یا قابلیت ها خیلی شبیه هم هستند.

2-3-13-1. واژه پردازها
واژه پردازی می تواند به عنوان کاربرد یک وسیله هدایت کلیدی با قابلیت ذخیره الکترونیکی به منظورتهیه اسنادچاپ شده تعریف گردد .
این وسیله را «واژه پرداز» نامند که عملکردهای مختلفی را انجام می دهد.اکثر این سیستم ها دارای اجزا مشترکی هستند. (بهشتیان و ابوالحسنی،1373،صص302 -301)
– یک صفحه کلید برای ورود اطلاعات به درون سیستم.
– یک صفحه نمایش جهت ایجاد یا تغییر متن.
– یک بخش پردازش مرکزی دارای حافظه داخلی.

دانلود پایان نامه

اینجا فقط تکه های از پایان نامه به صورت رندم (تصادفی) درج می شود که هنگام انتقال از فایل ورد ممکن است باعث به هم ریختگی شود و یا عکس ها ، نمودار ها و جداول درج نشوند.

برای دانلود متن کامل پایان نامه ، مقاله ، تحقیق ، پروژه ، پروپوزال ،سمینار مقطع کارشناسی ، ارشد و دکتری در موضوعات مختلف با فرمت ورد می توانید به سایت  77u.ir  مراجعه نمایید

رشته مدیریت همه موضوعات و گرایش ها : صنعتی ، دولتی ، MBA ، مالی ، بازاریابی (تبلیغات – برند – مصرف کننده -مشتری ،نظام کیفیت فراگیر ، بازرگانی بین الملل ، صادرات و واردات ، اجرایی ، کارآفرینی ، بیمه ، تحول ، فناوری اطلاعات ، مدیریت دانش ،استراتژیک ، سیستم های اطلاعاتی ، مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره وری کارکنان سازمان

در این سایت مجموعه بسیار بزرگی از مقالات و پایان نامه ها با منابع و ماخذ کامل درج شده که قسمتی از آنها به صورت رایگان و بقیه برای فروش و دانلود درج شده اند

– ابزار ذخیره متن همچون دیسک های نرم یا دیسک های سخت.
– یک چاپگر جهت چاپ مطالب.

شکل (2-6) واژه پردازی(بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،ص302)

2-3-13-2. نشر رومیزی
نشر رومیزی یا به عبارتی نشر رایانه ای تهیه خروجی چاپی بوده که از نظر کیفیت بسیار شبیه چاپ با حروف چینی است. یک سیستم نشر رومیزی متشکل از میکرو کامپیوتر با یک صفحه نمایش،یک چاپگر و یک نرم افزار نشر می باشد. استفاده از نشر رومیزی در سه زمینه اداری،فنی و نگاره سازی سازمانی می باشد(بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،ص303).

2-3-13-3 .کشو های بایگانی الکترونیکی
کشو های بایگانی الکترونیکی همان هدف کشو های بایگانی متداول را دنبال می کنند. تفاوت این دو واسطه و منابع به کاررفته برای ذخیره سازی اطلاعات نهفته است .در سیستم بایگانی الکترونیکی، دیسک مغناطیسی به عنوان واسطه ها و رایانه و شبکه الکترونیکی محلی به عنوان منابع در نظر گرفته می شوند. با این حال در هردو سیستم ملاحضات مشابهی بکارگرفته شده است. از جمله توجه به چگونگی طبقه بندی و ذخیره سازی داده ها، تعیین سطوح دسترسی وویرایش،تامین فضای کافی و مناسی و در نهایت امنیت اطلاعات (ث‍اق‍ب‌ ت‍ه‍ران‍ی وتدین‌،1383،صص490 -489).

2-3-13-4. پست الکترونیکی
پست الکترونیکی فرایند تحویل پیام به صورت الکترونیکی می باشد. پست الکترونیکی شامل ابزار هایی برای انتقال نوشت ها، امضاء ها، فرم ها، نقاشی ها و سایر نمودارها توسط خطوط تلفنی یا سیستم های فاقدسیم می باشد. پردازشگر ارتباطی واژه وسیستم پیام رایانه ای یا سیستم پیام الکترونیکی که پیام های دریافت شده رابه سوی ذخیره شدن در صندوق های پست الکترونیکی هدایت می کند نیز از اجزا این سیستم می باشد. استفاده ازاکثر سیستم های پست الکترونیکی نیازمند داشتن کد عبور است (maadiran.com/persion/products/fax/technology).

شکل (2-7) پست الکترونیکی(بهشتیان،1373،ص304)

3-3-13-5. پست صوتی
سیستم های پست صوتی یا VMSنظیر تماس های تلفنی غیر همزمان می باشند. این سیستم ها به فرستنده این امکان را می دهد تا صدا را (معمولا روی دیسک یا سرور) به شکل دیجیتالی ذخیره نمایند تا در فرصت مناسب مخاطب(گیرنده)ازتلفن خوداستفاده نماید.پست صوتی بسیارشبیه پست الکترونیکی است، شما تنها باید پیام خود را در یک تلفن بیان کنید.(بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،ص306)

شکل (2-8) پست صوتی(صرافی زاده،1381،ص254)
2-3-13-6. فاکس
ارسال فاکسی میل که عموما فاکس نامیده می شود،کاربرد تجهیزات خاصی به صورت شکل 2-9 می باشد. سیستم در اجرا و عمل بسیار ساده است، یک خط معمولی مبتنی بر صدا می تواند به عنوان کانال برقراری ارتباط مورد استفاده قرارگیرد.ارزش خاص این سیستم، توانایی انتقال اشکال و همچنین متون است. هرآنچه بتوان توسط یک دستگاه فتوکپی نسخه برداری کرد را می توان انتقال داد (مک لئود،1377،ص482).

شکل (2-9 ) ارسال فاکسی میل(مک لئود،1377،ص483)

2-3-13-7. کنفرانس صوتی
تله کنفرانس به معنای برقراری ارتباط بین گروهی از افراد با استفاده از ابتکارات پست الکترونیک و تکنولوژی ویدئو، برمبنای تجهیزات مورد استفاده به سه صورت کنفرانس های صوتی،ویدئویی و کامپیوتری امکان پذیر می باشند.
کنفرانس های صوتی که در شکل2-10 نشان داده شده است، تنها ارتباطات صوتی را فراهم می کند که اغلب دوطرفه هستند. کنفرانس صوتی می تواند به عنوان کنفرانس تلفنی که با استفاده از تلفن انجام می شود، خوانده شود که در آن یک اپراتور ارتباط بیش از دونفر در یک خط تلفن در یک زمان را فراهم می کند. تلفن های مدرن قادر به ایجاد این ارتباط بدون دخالت اپراتور می باشند. مدیران می توانند در حالیکه در اتاق خود نشسته اند با استفاده از یک سوییچ، ارتباط صوتی با کیفیت بسیار بالا برقرار نمایند.(بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،صص309 -308)

شکل (2- 10) کنفرانس صوتی(بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،ص309 )
2-3-13-8 .کنفرانس ویدئویی
کنفرانس های ویدئویی یکی از جدیدترین دستگاه های اتوماسیون اداری است. با این طرح جلسات از راه دور به صورت مجازی و بدون حضور فیزیکی افراد شرکت کننده در جلسه برگزار می شود.در این طرح برای تشکیل جلسه هیچ نیازی به جمع شدن در مکان خاص وجود ندارد و هر کسی می تواند در اتاق خود درجلسه شرکت کند. ضمنا تاریخ برگزاری کنفرانس نیز از طریق پیام الکترونیکی اعلام می شود.(maadiran.com/persion/products/fax/technology)
این نوع کنفرانس هاازنوع دوطرفه هستند که بیشترین جذابیت و محبوبیت را برای مدیران دارند. نوع دیگر ویدئو کنفرانس یک طرفه است (بهشتیان و ابوالحسنی ،1373،ص310).

2-3-13-9 .کنفرانس های کامپیوتری
کنفرانس های کامپیوتری بسیار شبیه پست الکترونیکی است. تفاوت عمده آنها این است که کنفرانس کامپیوتری مستلزم یک گروه تعریف شده از شرکت کنندگان که عناوین خاص را مشخص سازند می باشد. تاکید عمده در این کنفرانس، روی بحث دوطرفه متمرکزاست.کنفرانس های کامپیوتری ترتیب خاصی را فراهم می کنند که با کنفرانس ویدئویی و صوتی ممکن نیست.برگزاری کنفرانس کامپیوتری، تبادل اطلاعات را بدون حضور هم زمان شرکت کنندگان- تبادل ناهمزمان اطلاعات-را امکان پذیرمی کند.در صورتیکه درکنفرانس های دیداری و شنیداری لازم است تمام شرکت کنندگان همزمان و بطور متداول-تبادل همزمان- حضور داشته باشند (بهشتیان،ابوالحسنی،1373،ص312).

2-3-13-10. سند خوان ها
این وسایل برای خواندن نوری اسناد کاغذی به کار می روند که در حالت عادی طراحی آنها به گونه ای است که برای ماشین قابل خواندن نیست.اسناد کاغذی به داده های الکترونیکی تبدیل می شوند.بدون اینکه کارکترهامجددا تایپ شوند.سندخوان ها،کمک میکنند حجم زیادی از اسناد کاغذی غیر قابل دسترسی را به شکل مکانیزه درآوریم (ث‍اق‍ب‌ ت‍ه‍ران‍ی‌،1383،ص218).

2-3-13-11. ماشین های کپی هوشمند
این ماشین هابه عنوان نسخه های اصلاح شده ماشین های فتوکپی قدیمی هستند.آنها می توانند به طورخودکارکپی را فراخوانی وآنهارامرتب کنندوبرای اینکه دردوسوی کاغذکپی صورت پذیردتوانایی دارند.بعضی مدل های این ماشین ها قادربه گرفتن کپی رنگی وبعضی دیگرقادربه ایجادکپی از روی نسخه اصلی ذخیره شده در واسطه مغناطیسی هستند ودر نهایت برخی قابلیت دریافت

]]>

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *